XRechnung vs ZUGFeRD: Warum gibt es zwei Formate für die E-Rechnung in Deutschland?

Wenn Sie sich mit elektronischen Rechnungen in Deutschland beschäftigen, sind Sie sicherlich schon über die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD gestolpert. Diese beiden Formate sind für den Rechnungsverkehr weit verbreitet und werden auch in Zukunft (bei der Erfüllung der kommenden Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich) eine wichtige Rolle spielen. Beide Formate haben ihre Daseinsberechtigung und erfüllen wichtige Funktionen, aber was genau unterscheidet sie und warum gibt es überhaupt zwei verschiedene Standards? Lassen Sie uns das genauer unter die Lupe nehmen.
 

XRechnung vs ZUGFeRD: Was machen die beiden Formate überhaupt?

Dazu finden Sie alle wichtigen Infos in unserem Blog-Artikel “E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD im Überblick”.

Die Unterschiede im Detail

Zielgruppe:
XRechnung: Bisher hauptsächlich für den öffentlichen Sektor gedacht. Anpassungen im Rahmen der kommenden Verpflichtungen zur Nutzung der E-Rechnung in Deutschland wird die XRechnung auch vermehrt im B2B-Bereich zum Einsatz kommen.
ZUGFeRD: Für den allgemeinen Geschäftsverkehr, sowohl B2B als auch B2G (Business-to-Government).

Technologie:
XRechnung: Rein XML-basiert, was eine maschinelle Verarbeitung erleichtert.
ZUGFeRD: Hybrides Format mit PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei.

Verpflichtung:
XRechnung: Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD: Freiwillig, aber weit verbreitet und flexibel einsetzbar.

Anwendungsbereich:
XRechnung: Streng reguliert und standardisiert für den öffentlichen Sektor (s. o.: Anpassungen in Richtung B2B).
ZUGFeRD: Flexibler und anpassungsfähiger für verschiedene Geschäftsmodelle.

Warum zwei Formate?

Die Existenz von zwei Formaten hat historische und praktische Gründe.

Die XRechnung wurde eingeführt, um den spezifischen Anforderungen der EU-Richtlinie gerecht zu werden und eine einheitliche Lösung für den öffentlichen Sektor zu schaffen. Sie wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt, daher stammt der (ursprüngliche) Fokus auf die öffentliche Hand.

ZUGFeRD hingegen entstand aus der Praxis heraus und bietet eine flexible Lösung für den allgemeinen Geschäftsverkehr. “Das ZUGFeRD” (in Anlehnung an die Vierbeiner mit den Pferdestärken) wurde vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt und ist seit einiger Zeit ein Schwesterformat des französischen Formats Factur-X (Achtung, Verwechslungsgefahr!).

Beide Formate ergänzen sich also und bieten je nach Anwendungsfall die passende Lösung.

Fazit

Ob XRechnung oder ZUGFeRD – beide Formate haben ihre Vor- und Nachteile. Während die XRechnung bisher vor allem im öffentlichen Sektor unverzichtbar ist, bietet ZUGFeRD eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für den allgemeinen Geschäftsverkehr. Es lohnt sich, beide Formate zu kennen und je nach Bedarf einzusetzen.