E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD im Überblick

Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen erstellen und verarbeiten, revolutioniert. Zwei der bekanntesten E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. In diesem Blog-Artikel erklären wir, was diese Formate sind, wie sie aufgebaut sind, wie sie entwickelt wurden und warum sie für die elektronische Rechnungsstellung wichtig sind.
 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ohne manuelle Eingriffe. Zu den Vorteilen gehören die schnelle Übermittlung, die Reduktion von Papier- und Druckkosten sowie die Minimierung von Fehlern und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch von Forderungen mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN-16931 und ist seit dem 27. November 2020 für alle Rechnungen an öffentliche Stellen verpflichtend. Die XRechnung ist rein XML-basiert und enthält alle notwendigen Daten zur maschinellen Verarbeitung.

Aufbau der XRechnung:

XML-Struktur: Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können.
Datenfelder: Sie enthält alle relevanten Informationen wie Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsbetrag, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das XML-Daten mit einem PDF-Dokument kombiniert. Dadurch kann die Rechnung sowohl maschinell ausgelesen als auch von Menschen gelesen werden.

Aufbau von ZUGFeRD:

Hybrides Format: ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten.
Profile: Es unterstützt verschiedene Profile wie "Basic", "Comfort" und "Extended", um unterschiedliche Anforderungen und Komplexitätsstufen abzudecken.

Entwicklung der Formate

XRechnung: Die Entwicklung der XRechnung wurde durch die Notwendigkeit vorangetrieben, einen einheitlichen Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber zu schaffen. Die europäische Norm EN-16931 bildet die Grundlage für die XRechnung und stellt sicher, dass die Rechnungen in ganz Europa interoperabel sind.

ZUGFeRD: ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, um ein flexibles und benutzerfreundliches Format für die elektronische Rechnungsstellung zu bieten. Es wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt und basiert ebenfalls auf der europäischen Norm EN-16931.

XRechnung & ZUGFeRD: Bedeutung für die B2B-E-Rechnungspflicht ab Januar 2025

Ab Januar 2025 wird die Nutzung der E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland in mehreren Schritten zur Pflicht. Auch wenn die gesetzlichen Regelungen alle EN 16931-konformen Formate erlauben, wird in der Praxis ein großer Fokus auf XRechnung und ZUGFeRD liegen. Welches Format für den Rechnungsverkehr zwischen zwei Unternehmen genutzt wird, unterliegt der bilateralen Absprache von Sender und Empfänger: Da XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland beide bereits etabliert sind, dürften viele Absprachen mit einer Einigung auf eins der beiden Formate enden.

Was bringt die Nutzung von XRechnung und ZUGFeRD?

Effizienzsteigerung: Beide Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, was die Effizienz erheblich steigert und manuelle Eingriffe minimiert.

Kosteneinsparungen: Durch die Reduktion von Papier-, Druck- und Versandkosten tragen XRechnung und ZUGFeRD zur Kostensenkung bei.

Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Steuerregelungen wird durch die Nutzung standardisierter E-Rechnungsformate gewährleistet.

Nachhaltigkeit: Die Nutzung elektronischer Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zu umweltfreundlicheren Geschäftsprozessen bei.

Fazit

Die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD spielen eine entscheidende Rolle in der modernen Rechnungsstellung. Sie bieten zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und Rechtssicherheit. Unternehmen sollten sich mit diesen Formaten vertraut machen, um von den Vorteilen der digitalen Transformation zu profitieren.