Beschaffungs- und Sourcing Software – Die wichtigsten Grundlagen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich das Sourcing von anderen Einkaufs- und Beschaffungsprozessen abgrenzt, welchen Beitrag eine Sourcing Software leisten kann und wie Sie mit eSourcing Ihre Ausschreibungsmöglichkeiten maximieren können.
 

Key Takeaways zum Thema Sourcing Software

• Sourcing oder auch Strategic Sourcing beschäftigt sich auf strategischem Level mit Ausschreibungen, Auktionen und dem Prozess der Lieferantenauswahl
• eSourcing wird durch Software-Lösungen ermöglicht, welche eAuctions und Preisverhandlungen automatisiert und digital durchführt
• Führungskräfte und Procurement-Abteilungen profitieren von signifikanten Zeit- und Kostenersparnissen
• Eine ganzheitliche Automatisierung von Source-to-Pay-Prozessen ist der Goldstandard bei der digitalen Transformation von Unternehmensprozessen
   

Was genau ist Sourcing eigentlich?

Sourcing bedeutet per Definition, etwas zu beschaffen oder herauszufinden, woher etwas beschafft oder erworben werden kann. Wir befinden uns demnach auf der strategischen Seite von Einkaufs- und Beschaffungsabteilungen. Diese beschäftigt sich etwa mit Ausschreibungen, Auktionen, dem Prozess der Lieferantenauswahl und Scoring-Mechanismen sowie der Bewertung von bestehenden Lieferanten.

Im Gegensatz zu operativen Einkaufs-/Beschaffungsprozessen sind Aktivitäten im Bereich des Sourcing von strategischer Natur und beeinflussen höherrangige Entscheidungen, die mittel- bis langfristig ausgerichtet sein können.
 

Der Sprung zur Sourcing Software und zum e-Sourcing

Sourcing Software nutzt webbasierte Technologie, um Beschaffungsaktivitäten online durchzuführen und so schnellere, bessere und vielfältigere Ausschreibungsmöglichkeiten zu schaffen. Allgemein auch als e-Sourcing bekannt, bieten Software-Lösungen für das Sourcing eine sichere Umgebung für Beschaffungsabteilungen, um Einkaufsprozesse sowohl zu rationalisieren als auch zu automatisieren.

Letztendlich werden Sourcing Software-Lösungen eingesetzt, um die geeignetsten Anbieter auf dem Markt zu identifizieren, indem Ausschreibungen („eAuctions“) und Preisverhandlungen in On-Demand-Auktionen geführt werden. Unternehmen machen hierbei einen bedeutsamen Schritt in Richtung Digitalisierung und profitieren von Zeit- und Kostenersparnissen.

Die Nutzung von e-Sourcing durch spezielle Sourcing Software stellt einen integralen Bestandteil der gesamten Procurement-Prozesse dar und unterstützt gerade in Zeiten der Globalisierung Führungskräfte, Managerinnen und Einkäufer dabei, diese Prozesse zu rationalisieren. Dabei stellt eine umfangreiche Sourcing Software die Basis für den langfristigen Erfolg von Lieferketten dar.
 

Sourcing Software maximiert Ausschreibungsoptionen

1. Anfrage nach Informationen - RFI

Der Online-Beschaffungsprozess beginnt mit der Verteilung von detaillierten RFIs („Request for Information“). RFIs sind Informationsanfragen, oder auch bekannt als PQQs („Pre-Purchase Questionnaires“). RFIs oder PQQs werden verwendet, um die Eignung von Lieferanten zu ermitteln, bevor sie zu einer Ausschreibung eingeladen werden. Alle Daten werden in der Sourcing Software gespeichert, so dass Lieferantenunterlagen leicht auffindbar und Bieter schnell zu identifizieren sind.
Umfangreiche Sourcing Software bietet eine zusätzliche Ebene für Ausschreibungen in Form einer Präqualifikationsumfrage. Bevor Lieferanten auf Ihre Ausschreibung zugreifen können, müssen sie die Umfrage zu Ihrer Zufriedenheit ausfüllen, was dazu beiträgt, unerwünschte Bieter auszusortieren.

2. Angebotsanforderung - RFQ

Das RFQ-Verfahren („Request for Quotation“) kann sehr nützlich sein, um aktuelle Marktpreise zu ermitteln, bevor eine Ausschreibung durchgeführt wird. Sourcing Software ermöglicht es Organisationen, ganz einfach RFQs an ihren Lieferantenpool zu senden, welcher bereits RFIs ausgefüllt hat. Sobald Beschaffungsabteilungen ihre Angebote vorliegen haben, können diese als Ausgangspunkt für eSourcing-Maßnahmen dienen und sind von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die sehr spezifische Budgets einhalten müssen.

3. Anfrage für ein Angebot - RFP

Anstelle einer Anfrage können Verantwortliche auch eine RFP („Request for Proposal“) verwenden.
Dabei handelt es sich in der Regel um die Anforderung eines formellen Dokuments, das Einzelheiten über das Angebot in direktem Zusammenhang mit dem Projekt enthält. Ein RFP informiert Einkaufsabteilungen darüber, wie der Anbieter die angeforderten Dienstleistungen erbringen wird und wie sich dies auf die Angebote auswirkt, die er für die Ausschreibung abgeben wird.

Die meisten Organisationen bevorzugen RFPs gegenüber RFQs. In vielen Fällen verwenden etwa Behörden nur RFPs, da diese ein besseres Bild davon vermitteln, wie realisierbar das Angebot tatsächlich ist.

4. eAuctions

Sobald Unternehmen über einen Pool von Lieferanten und deren Angebote verfügen, sollten sie die Durchführung einer wettbewerbsorientierten eSourcing-Ausschreibung, z. B. einer eAuktion, in Betracht ziehen.

Bei eAuctions handelt es sich um ein digitales Ausschreibungsverfahren, bei dem die Verhandlungen über ein dynamisches Bieterverfahren geführt werden. In den meisten Fällen werden eAuctions eingesetzt, um den besten Preis für Waren oder Dienstleistungen auf dem Markt zu ermitteln. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen, doch allen Arten von Auktionen ist gemein, dass die Teilnehmer um einen immer günstigeren Preis konkurrieren können.

5. Reverse eAuctions

Bei Reverse eAuctions können sich Lieferanten um die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an einen Käufer bewerben. Nachdem Beschaffungsabteilungen ihre Kaufwünsche dargelegt haben, werden die Lieferanten aufgefordert, ihr niedrigstes Angebot abzugeben. Reverse eAuctions sind eine gute Möglichkeit für Käufer, den besten Preis auf dem Markt zu ermitteln und letztendlich Einsparungen zu erzielen.

Bei der Durchführung einer Reverse eAuction muss jedoch nicht nur der Preis im Vordergrund stehen. Es steht Unternehmen frei, den Auftrag an einen beliebigen Lieferanten zu vergeben, der ein Gebot abgegeben hat. Sie können ihre Wahl auch auf andere Faktoren wie Leistungsniveau, Qualität usw. stützen. Sourcing Software hilft einkaufenden Unternehmen, ein Gleichgewicht zwischen niedrigem Preis und hoher Qualität zu finden.

Mehr über ganzheitliche Source-to-Pay-Prozesse erfahren in unserem Blogartikel.

Vorteile von Sourcing Software

eAuctions und Kostenreduktionen sind zwar wichtige Bestandteile des e-Sourcing-Prozesses, aber bei weitem nicht die einzigen Vorteile.

Marktwissen – Analyse der aktuellen Ausgaben

Ein e-Sourcing-Prozess gewährt Einblicke in die aktuellen Marktpreise und Beschaffungsabteilungen können Ihre Ausgaben im Vergleich zu denen ihrer Wettbewerber analysieren. Anwenderinnen und Anwender erfahren signifikant mehr über ihren Markt und gewinnen einen präzisen Einblick in aktuelle Beschaffungstrends.

Risiken minimieren & Compliance sicherstellen

Ein detaillierter RFI- und Fragebogenprozess ermöglicht es den Usern von Sourcing Software, die Compliance jederzeit zu gewährleisten. Vorhersehbare und unvorhersehbare Risiken werden entschärft und minimiert.

Zeit sparen durch Automatisierung

Sourcing Software spart Ihnen wertvolle Zeit. Ein automatisierter Verhandlungsprozess bietet hocheffiziente Unterstützung bei der Beschaffung. E-Sourcing eliminiert zeitraubende Prozesse wie die manuelle Angebotsanalyse und rationalisiert die Kommunikation.

Neue Lieferanten identifizieren

Von Zeit zu Zeit müssen neue Lieferanten gefunden werden. Moderne Sourcing Software bietet eine zeitsparende Möglichkeit, den Markt einzugrenzen. Selbst wenn ein Lieferant eine Ausschreibung nicht gewinnt, sind seine Daten in der e-Sourcing-Plattform gespeichert, falls er später benötigt wird.

Bessere Beziehungen zu Lieferanten

Von effizienten Ausschreibungsverhandlungen profitieren alle Beteiligten. Das Einreichen von Angeboten und Fragebögen ist zeitaufwändig. Sourcing Software erleichtert diesen Prozess erheblich und erhöht das Engagement der Lieferanten. Eine zentralisierte Kommunikationsplattform stellt außerdem sicher, dass keine E-Mails verloren gehen.

Datentransparenz

Der Einsatz von Sourcing Software gewährleistet eine umfassende Transparenz während des Beschaffungsprozesses. Alle Daten und Mitteilungen werden für einen schnellen und einfachen Zugriff zusammen gespeichert. Und wenn es um Audits geht, können alle Informationen bequem abgerufen werden.
 

Sourcing Software als integraler Teil von Source-to-Pay

Sourcing sollte ganzheitlich betrachtet werden. Als Bestandteil von Source-to-Pay-Prozessen sollten Verantwortliche über eine umfassende Source-to-Pay (S2P)-Lösungssuite nachdenken, die automatisierte und hocheffiziente Prozesse ermöglicht. Durch die Verringerung der Komplexität des Sourcing-Prozesses und die Bereitstellung tiefer Einblicke in die Ausgabenanalyse kann eine integrierte S2P-Plattform dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten zu verbessern und gleichzeitig einen sofortigen Einblick in alle vertraglich gebundenen Lieferanten und Leistungskennzahlen zu ermöglichen.

Neben der Herausforderungen im Bereich Sourcing automatisiert eine holistische Software-Lösung den gesamten Source-to-Pay-Prozess, einschließlich Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Expense Management, Procurement, Compliance, Kreditorenbuchhaltung und Rechnungseingang.
 

Über Esker

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz-, Einkaufs- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen. Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Source-to-Pay (S2P)- und Order-to-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen.

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