Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für den B2B-Handel in Polen

Polen hat die Einführung einer Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Handel. Bereits im Oktober 2021 startete die Testphase für die elektronische Rechnungsstellung über KSeF in Polen. Durch die seitens zahlreicher Länder immer populärer werdenden neuen Gesetze steigen die Anforderungen für Unternehmen – sowohl im Bereich B2G, als nun auch mehr und mehr im Kontext von Unternehmenstransaktionen. Was sehen die neuen Gesetze vor? Welche Anforderungen müssen Unternehmen ab diesem Zeitpunkt erfüllen?

Zeitplan für die E-Rechnung in Polen

Nach mehreren Verschiebungen hat die polnische Regierung Ende April 2024 einen neuen Zeitplan veröffentlicht, der die Einführung der E-Rechnung in Polen in zwei Schritten vorsieht:

1. Februar 2026: Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen für alle polnischen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen PLN (ca. 46 Mio. €) pro Jahr

1. April 2026: Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen für alle weiteren steuerpflichtigen polnischen Unternehmen 

Geltungsbereich und Ausnahmen

Die neuen Gesetze gelten ab Inkrafttreten für alle Unternehmen mit polnischem Sitz für B2B-Transaktionen. Käufe von Konsumenten sind explizit ausgeschlossen und können weiterhin über Papier- oder PDF-Rechnungen abgewickelt werden. Alle Tickets, die gleichzeitig als Rechnung dienen (wie Quittungen auf mautpflichtigen Autobahnen) sind von der E-Rechnungspflicht ebenfalls grundsätzlich ausgenommen. .

Bei technischen Störungen auf Seiten der ausstellenden Partei, gewähren die polnischen Finanzbehörden einen Pufferzeitraum von einem Tag. Die Parteien können in diesem Falle Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen und sie am Folgetag in das System übermitteln, um weiterhin einen reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeit zu gewährleisten.

Andererseits gelten ab dem 1. Januar 2024 Belege, die eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten und sich auf einen Betrag von weniger als 450 PLN belaufen, nicht mehr als elektronische Rechnungen. Ein Beispiel dafür sind die sog. Kleinbetragsrechnungen, die mittels Registrierkassen ausgestellt werden.

Plattform KSeF

Krajowy System e-Faktur, abgekürzt KSeF, ist das nationale System für elektronische Rechnungen. Das System ermöglicht es, strukturierte Rechnungen auszustellen, zu empfangen und zu speichern. Zudem werden Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen. So wird geprüft, ob sie einer bestimmten Vorlage entsprechen und technisch den Anforderungen vorgegebener Schemata standhalten. Die Prüfung der Geschäftsdaten und -werte wird weiterhin vom Steuerzahler durchgeführt. Die elektronische Rechnungsverarbeitung folgt somit dem Clearance-Verfahren.

Die elektronischen Rechnungen für B2B-Transaktionen werden in den ERP-Systemen der Steuerzahler oder über eine spezielle Plattform für Kleinstunternehmen erstellt. Nach der Übermittlung an die KSeF werden die elektronischen Rechnungen mit einem Zeitstempel und einer eindeutigen Identifikationsnummer (KSeF-ID) versehen. Der Rechnungsaussteller erhält eine offizielle Empfangsbestätigung (Urzędowe Poświadczenie Odbioru – UPO). Erst dann erhält die Rechnung Gültigkeit. Alle Rechnungen werden im Format FA2 ausgestellt und fünf volle Jahre plus dem verbleibenden Zeitraum des Jahres der Ausstellung archiviert.

Die Plattform ersetzt auch die bisherige Reporting-Plattform SAF-T für die monatliche Umsatzsteuermeldung. Für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber wird weiterhin das eigenständige System PEF (platformy elektronicznego fakturowania) genutzt.

Strafen

Das Finanzamt ist berechtigt, einem Steuerzahler, der den gesetzlichen Pflichten nicht nachkommt, per Beschluss eine Geldbuße bis zu 100 % des in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags aufzuerlegen; bei einer Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer kann die Geldbuße bis zu 18,7 % des in dieser Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrages, aber nicht weniger als 1.000 PLN, betragen. Geldbußen fallen an, sofern:

• die Rechnung nicht mittels KSeF ausgestellt wurde,
• die elektronische Rechnung im Falle einer Störung von KSeF nicht gemäß der bereitgestellten offiziellen Vorlage ausgestellt wurde.
• Werden die während einer Störung von KSeF ausgestellten Rechnungen nicht fristgemäß nachübermittelt, droht ebenfalls eine Geldbuße in Höhe von mindestens 500 PLN.

Neben Polen und Frankreich in 2024 folgen in den nächsten Jahren viele weitere Länder mit einer Implementierung von Systemen und Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung. Eine frühzeitige, unternehmensinterne Auseinandersetzung mit dem Thema E-Invoicing und den technischen Anforderungen zur Umsetzung ist ratsam, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Sprechen Sie uns hierzu gerne an und vereinbaren Sie einen Termin mit einem unserer Experten.