Wir rechnen nach: Wann sich eine Automatisierung des Rechnungseingangs wirklich lohnt

Der Rechnungseingang und seine involvierten Abteilungen wie etwa der Einkauf und allen voran die Kreditorenbuchhaltung sind im Umbruch: Digitale Kanäle und technische Neuerungen wie künstliche Intelligenz gewinnen mehr und mehr an Bedeutung für die Digitalisierung und eine gleichzeitige Optimierung und Straffung von Rechnungseingangsprozessen. Unternehmen bietet sich somit die Option, den Rechnungseingang schlanker und agiler zu gestalten und somit die Resilienz der gesamten Organisation zu stärken.

Hierbei ist für Unternehmen vor allem relevant, wann sich eine Software-Lösung zur Automatisierung ihres Rechnungseingangs lohnt und welche Parameter hierfür ausschlaggebend sind. Dabei besteht jedoch die Problematik, dass der Terminus „Automatisierung“ im Bezug zur Kreditorenbuchhaltung unterschiedlich und oft fehlerhaft definiert und evaluiert wird. Demzufolge ziehen Führungskräfte wie CEOs, CFOs und Abteilungsleitende häufig die falschen Schlüsse und treffen Entscheidungen, die einem Bias unterliegen, zugunsten manueller oder teilautomatisierter Prozesse.

In diesem Artikel möchten wir über Trugschlüsse aufklären und Ihnen anhand eines qualitativen Vergleichs (Soft Facts) und quantitativer Break-Even-Analyse (Hard Facts) aufzeigen, wie Sie eine fundierte Entscheidung pro oder contra Automatisierung treffen.

Digitaler Rechnungseingang: Die qualitativen Vorteile

Motivation

Durch den Wegfall von langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben werden Teams motivierter sein, sich Kernaufgaben zu widmen. Beispielsweise werden manuelle Fehler beim Abtippen von Rechnungsdaten oder doppelt gebuchte Rechnungen vollständig verhindert. Zudem lernt das Team den Umgang mit modernsten Technologien wie KI und RPA – eine zukunftsweisende Kompetenz.

Transparenz

Der digitale Rechnungseingang bietet individuell definierbare Workflows, d. h. Sie wissen immer Bescheid, wo die Rechnung gerade zur Bearbeitung liegt, etwa beim Mitarbeiter für die Rechnungserfassung, dem Freigebenden, der Abteilungsleiterin oder der Kollegin aus der Beschaffung.

Wertschöpfung

So genannte „Dunkelbuchungen“ ermöglichen im digitalen Rechnungseingang den vollautomatisierten Durchlauf der Rechnungen – vom Eingang bis zur Zahlung – ohne menschliches Eingreifen. Moderne Unternehmen profitieren jetzt schon von dieser erheblichen Arbeitserleichterung und Teams können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Lieferantenzufriedenheit

Durch die ständige Transparenz und das Wissen, das der digitale Rechnungseingang für Unternehmen generiert, werden Lieferanten früher bzw. pünktlich bezahlt. Kreditorenbuchhaltungen wissen nun ganz genau, bis wann eine Rechnung zur Einhaltung der Skonto- bzw. Zahlungsfrist zu zahlen ist.

In unserem kostenlosen White Paper zeigen wir Ihnen detailliert, welche Kosten für den Vergleich zwischen manuellem und automatisiertem Rechnungseingang anfallen. Dazu haben wir jeweils einen Business Case für mittlere, große und konzernstrukturierte Unternehmen erstellt.

Betrachtung der Kosten: Manuell vs. Automatisiert

Für die manuelle Bearbeitung einer Rechnung wird im folgenden Verlauf mit 17,60 EUR kalkuliert (Quelle: Billentis).

Software-Lösungen für den digitalen Rechnungseingang unterliegen Implementierungskosten, monatlichen Subskriptionsgebühren und einer Servicegebühr pro verarbeiteter Rechnung. Diese Werte wurden bestmöglich recherchiert und geschätzt und können im Einzelfall höher oder niedriger ausfallen. Zusätzlich fallen interne Kosten an.

• Einmalige Implementierungskosten (beispielhaft): 25.000 EUR
• Subskriptionsgebühr pro Jahr (beispielshaft): 12.000 EUR
• Servicegebühr pro Rechnung: 0,40 EUR
• Interne Kosten pro Rechnung: 6,00 EUR

Abbilung 1: Break-Even-Analyse (Kosten je verarbeiteter Rechnung pro Monat)

Die X-Achse gibt Aufschluss über die durchschnittlich verarbeiteten Rechnungen pro Monat. Auf der Y-Achse sind die Kosten in EUR abgebildet. Der Break-Even-Point befindet sich bei 278 verarbeiteten Rechnungen im Monat bei einem Zeitraum von 12 Monaten nach Implementierung der Software-Lösung.

• Kosten je Rechnung in EUR (manuell) = Interne Kosten (17,50 EUR)
• Kosten je Rechnung in EUR (automatisiert) mit x als Anzahl der Rechnungen: (Implementierungskosten 25.000,00 EUR + Servicegebühr x * 0,40 EUR * 12 Monate + Subskriptionsgebühr für 1 Jahr 12.000,00 EUR + Interne Kosten x * 6,00 EUR * 12 Monate) dividiert durch (x * 12 Monate)

Durch die schnelle Amortisation der Implementierungskosten lohnt sich ein Umstieg in die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bereits ab 278 Rechnungen im Monat im 1. Jahr. Wird die gleiche Kalkulation für die Folgejahre durchgeführt – Automatisierungslösungen sind grundsätzlich langfristig im Einsatz – verlagert sich der Break-Even-Point entsprechend nach vorne und die digitale Transformation rentiert sich bereits bei einer kleineren Anzahl an Eingangsrechnungen pro Monat.

• Für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Implementierung liegt der Break-Even-Point bereits bei 153 verarbeiteten Rechnungen im Monat
• Für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Implementierung liegt der Break-Even-Point bereits bei 128 verarbeiteten Rechnungen im Monat

Ein digitaler Rechnungseingang lohnt sich demnach bereits für mittelständische Unternehmen und zeigt seine Kostenvorteile vor allem bei großen Unternehmen und Konzernen mit jeder einzeln verarbeiteten Rechnung innerhalb der Software-Lösung.

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Ein detaillierter Business Case für Ihr Unternehmen

Wir haben das Thema in diesem Artikel nur grob angeschnitten und sind nicht auf individuelle Unternehmensgrößen, qualitative Herausforderungen und bereits bestehende Automatisierungen eingegangen.

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Über Esker

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz-, Einkaufs- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen. Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Source-to-Pay (S2P)- und Order-to-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen.

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