Digitalisierung Ihrer Debitorenbuchhaltung: Smarter Start mit der Automatisierung der Zahlungszuordnung

Die Entscheidung für ein Digitalisierungsprojekt kann sehr schwer fallen. Gerade im Hinblick auf die vielen Aufgaben, die alltäglich anstehen, ist die Barriere für einen Start oft sehr hoch: Akuter Mehraufwand, Ressourcenmangel, Einschränkungen der operativen Abteilungen und viele weitere Gründe stehen der so zeitgemäßen Automatisierung oft im Wege. Gerade in der Debitorenbuchhaltung, in der es heißt, die Unternehmensliquidität zu sichern, sind diese Hürden ein Hemmnis. Doch gerade hier ist es auf der anderen Seite Gold wert, die Möglichkeiten durch eine Automatisierung auszuschöpfen. Nicht zuletzt gilt es, gutes Personal zu finden und an sich binden zu können. Neben allerlei monetären Anreizen ist es für Sie als Arbeitgeber angeraten, die tägliche Arbeit so angenehm wie möglich zu gestalten und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel leichter und stressfreier die Arbeitsschritte durch so eine automatische Unterstützung werden? Dabei soll die Digitalisierung Ihrer Debitorenbuchhaltung für Sie kein Sprung ins kalte Wasser sein. Starten Sie mit kleinen Schritten, um Großes zu bewirken!

Die Debitorenbuchhaltung: Das Herzstück des Unternehmens

Die Debitorenbuchhaltung ist das Herzstück Ihrer Finanzabteilung. Sie trägt maßgeblich zur Liquiditätssteuerung, zur Optimierung des Working Capitals und zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens bei. Durch die genaue Verfolgung von offenen Forderungen gewährleistet sie, dass die finanziellen Ressourcen effizient eingesetzt werden und das Unternehmen Kapital nicht unnötig auf Dauer bindet. Außerdem ist die Debitorenbuchhaltung stark in Kundenbeziehungen integriert, da sie für eine transparente und korrekte Abrechnung sorgt und mögliche Unstimmigkeiten möglichst zeitnah klärt. Doch wie können die Zeiten für den Kundenkontakt gesteigert werden?

Automatisierung der Debitorenbuchhaltung: Eine sinnvolle Investition

Die manuelle Verarbeitung von Zahlungen und deren Zuordnung zu den entsprechenden Rechnungen kann anfällig für Fehler sein und erfordert erheblichen Zeitaufwand. Genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Indem Sie manuelle Prozesse durch automatisierte Systeme ersetzen, können Sie die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Debitorenbuchhaltung erheblich steigern. Im Folgenden nennen wir Ihnen einige wichtige Gründe, warum die Automatisierung sinnvoll ist:

Vereinfachte Prozesse:

• Reduziert manuelle Tätigkeiten, wie das wiederholte Eingeben von Stammdaten in Arbeitsblätter oder das Ausdrucken von Dokumenten
• Schafft Raum für höherwertige Aufgaben für das Team
• Vereinfacht den Prozess für die Zahlungszuordnung
• Versendet automatisierte Kommunikation - intern & extern
• Dokumentiert verschiedene Zahlungsarten und überwacht alle Aspekte des Forderungsprozesses, wie beispielsweise die Einrichtung von Skonti für frühe Zahlungen
• Bietet einen umfassenden Überblick über die Customer Journey, angefangen von der Bestellaufgabe bis hin zur Zuordnung von Zahlungen

Forderungsprozesse optimieren:

• Erhöht die Wahrscheinlichkeit der pünktlichen & schnellen Bezahlung von Forderungen
• Reduziert das Risiko von Fehlern in Rechnungen & minimiert die Zeit der Rechnungsstellung an Kunden
• Stellt Echtzeit-Reporting zum Status von Rechnungen und Zahlungen zur Verfügung

Das Kundenerlebnis verbessern:

• Versendet Rechnungen & andere Dokumente im präferierten Format der Kunden
• Bietet eine höhere Genauigkeit bei der Rechnungsstellung, dem Zahlungsabgleich und Kreditentscheidungen, was das Vertrauen in das Unternehmen stärkt und Kundenbeschwerden reduziert
• Beschleunigt Arbeitsabläufe & Rechnungsstellung, was zu schnelleren Zahlungen und verbessertem Cashflow führt
• Verringert die durchschnittliche Forderungsdauer (DSO) und den Betrag an Abschreibungen
• Ermöglicht eine durchgehende Überprüfung des aktuellen Cashflows
• Verringert Kosten durch die Reduktion von Papier- & Tonerverbrauch, sowie durch gesenkte Portoausgaben & Liefergebühren
• Vereinfacht das Einhalten von Vorschriften, insbesondere für Unternehmen mit mehreren geografischen Standorten
• Stellt akkurate Reportings & Analysen zur Verfügung Vorteile für das gesamte Unternehmen
• Fördert die Attraktivität und Bindung von Talenten, indem es bedeutungsvolle Aufgaben bietet und Möglichkeiten für berufliche Entwicklung schafft
• Schafft eine ausbalancierte Arbeitsauslastung mit anpassbaren Abläufen & verbesserter Sichtbarkeit
• Verbessert die Kommunikation durch eine interne Chatfunktion & automatisierte Genehmigungsprozesse
• Schafft Widerstandskraft für das gesamte Ökosystem des Unternehmens

Vorteile für die Ebene der CFOs

Die Automatisierung bietet also enorme und vielfältige Vorteile für Ihre Debitorenbuchhaltung und das gesamte Unternehmen. Bleibt der Punkt des Aufwandes: Wie also ganz einfach starten und dennoch höchst positive Effekte erzielen?

Warum mit der Zahlungszuordnung beginnen?

Die Automatisierung der Zahlungszuordnung kann ein optimaler Einstieg in die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung sein. Einige Gründe sprechen dafür:

Cash Flow immer im Blick

Ist Ihr Forderungsmanagement erfolgreich, ist Ihr Konto stets gut gefüllt mit Geldmitteln. Diese werden hauptsächlich kurzfristig weiter verwendet, um Gehälter zu zahlen, Investitionen zu tätigen oder selbst Forderungen zu begleichen. Der Grundsatz der ordentlichen Buchführung gebietet allerdings vorab, die eingegangenen Zahlungen korrekt zuzuordnen. Erst nach dem Abgleich des Eingangs mit gestellten Rechnungen ist es möglich, die Gelder weiter zu nutzen.
Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt ist die Kontrolle über Minderzahlungen, die bei manuellen Zuordnungen häufig übersehen werden. Dadurch werden diese im Endeffekt komplett abgeschrieben.

Ein positives Kundenerlebnis kreieren

Forderungen einzutreiben kann eine heikle Sache sein. Die Kunden daran zu erinnern, eine Rechnung zu begleichen, obwohl die Zahlung bereits auf dem Weg ist, kann die Kundenbeziehung auf die Probe stellen. Werden ungerechtfertigte Forderungen zu häufig gestellt, besteht gar die Gefahr einer Abwanderung Ihrer Kunden - gerade in Branchen, in denen starker Wettbewerb herrscht. Durch eine automatisierte Zahlungszuordnung werden nur diejenigen offenen Forderungen der manuellen Nachverfolgung zugewiesen, die auch wirklich über einen gewissen Zeitraum offen und/oder nicht zuordenbar sind.
Zudem bietet die automatische Zahlungszuordnung den Vorteil, dass Kreditlimits der Käufer schneller aufgefüllt werden. So schafft diese Automatisierung die Chance auf erhöhte Wiederkäufe und einen reibungslosen Ablauf im Bestelleingang. Denn: Ist das Kreditlimit durchgehend verfügbar, ist es ein Leichtes neue Bestellungen am selben Ort zu platzieren.

Volle Kostenkontrolle

Durch modernste Technologien, wie Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz schaffen Automatisierungsplattformen nicht nur eine angenehme Kundenerfahrung, sondern bieten auch die optimale Grundlage für digitalisierte Workflows und aussagekräftige Analysen. Die angenehme Folge: Überfällige Forderungen von über 90 Tagen können um 63% reduziert werden. Je nach Branche und Unternehmensumsatz kann sich diese Zahl sehr schnell summieren und dafür sorgen, dass Betriebskapital schneller zur Verfügung steht, was das Unternehmenswachstum unterstützt.

Überblick über die finanzielle Performance Ihres Unternehmens

Daten sind ein unabdingbares Werkzeug für alle Entscheidungsbevollmächtigten im Unternehmen. Besonders seit der Einführung des Schlagwortes Big Data ist das Bewusstsein dafür geschärft. Oder würden Sie gerne auf Sicht fliegen, wenn Sie Pilot eines großen Passagierflugzeugs wären?
Und nun gilt es, aus einer Fülle an Daten die smarten Daten zu erkennen. Smart Data - ein übersichtliches Cockpit aus Kennzahlen, die eine einfache Sicht auf den Ist-Zustand der Abteilung oder des Unternehmens erlauben. So können Umsatzplanung, Ressourcenbedarf und Lieferkettenoptimierung kompetent gesteuert werden. Mit einer schnellen Zahlungszuordnung sind diese Werte tagesaktuell und können durchgehend verwendet werden. So reduzieren Sie Risiken und schaffen Stabilität und Sicherheit für Ihr Unternehmen.

Was haben wir gelernt?

In der Welt der Finanzen und Buchhaltung ist die Automatisierung nicht länger eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Die Debitorenbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens und der Pflege von Kundenbeziehungen. Die Automatisierung der Zahlungszuordnung bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich, darunter Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen.

Der richtige Zeitpunkt für den Start der Automatisierung ist jetzt. Die technologischen Fortschritte ermöglichen präzise und effiziente Lösungen, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Beginnen Sie schrittweise, um die Technologie an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Indem Sie die Automatisierung der Zahlungszuordnung in Betracht ziehen, setzen Sie den Grundstein für eine optimierte Debitorenbuchhaltung, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch zuverlässige Erkenntnisse für bessere Geschäftsentscheidungen liefert. Die Zukunft der Debitorenbuchhaltung ist automatisiert - nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung für sich!

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